چالاکی فردی و چابکی سازمانی
چالاکی فردی و چابکی سازمانی
1- چالاکی فردی:
چالاکی فردی امروزه امری خوشایند تلقی می‌شود و برای رسیدن به آن تلاش می‌شود.
خود فرد نیز چالاکی را می‌پسندد، چون هیجانی در آن نهفته است و سرعت عمل را دوست دارد.
حتی مغز انسان دوست دارد چالاک باشد، چون می‌خواهد انرژی کمتری مصرف کند.
مثلاً اگر در روز شما ده تا کار برای انجام دادن داشته باشید، ناخودآگاه مغز می‌گوید برای رسیدن به انجام تمام کارها باید سرعت عمل داشته باشی.
چون وقتی کارها را زودتر تمام کنید، مدت زمان کمتری به آن اختصاص داده‌اید و انرژی فیزیکی و مغزی کمتری هم برای آن کار صرف نموده‌اید.
همچنین با چالاکی، فرد موفق‌تر به نظر می‌رسد و با داشتن سرعت عمل، به انجام کارهای بیشتری می‌رسد.
چالاکی الزاماً به معنای توانایی بیشتر نیست، ولی خیلی جاها این دو با یکدیگر هم‌معنی هستند.
– انواع چالاکی فردی:
کلاً دو نوع برداشت از چالاکی فردی وجود دارد که اولی “توانایی انجام سریع کارها” و دومی “چالاکی بهینه در انجام کارهای لازم” است.
اولی به آن دسته از کارهایی اطلاق می‌شوند که دقیق نیستند و شک و شبهه‌هایی در کیفیت انجام آنها پدیدار می‌شود و رفع تکلیفی هستند.
دسته دوم کارهایی هستند که به‌صورت بهینه و دقیق انجام می‌شوند و چالاکی مصرف شده برای آنها، متناسب با نیاز آنهاست.
– راهکارهای چابک بودن در انجام کارها:
1- به ماهیت کاری که می‌خواهیم انجام دهیم توجه داشته باشیم:
اول از همه باید بدانیم برای کدام دسته از کارها باید چالاکی به خرج بدهیم.
یک سری از کارها اعم از، خواندن متون علمی و کارهایی که نیاز به تجزیه و تحلیل دارند و…، نیاز به سرعت عمل انجام ندارند.
همچنین باید در نظر داشته باشیم که چابکی ما به بهتر انجام شدن آن کار منتهی می‌شود یا نه؟
آیا چابکی در انجام آن کار باعث می‌شود که در صرف زمان و منابعمان صرفه جویی کنیم یا نه؟
2- مهارت های خود را تقویت کنیم:
کارهایی وجود دارند که ارتباط مستقیمی با مهارت های ما دارند.
هرچه مهارتمان بیشتر باشد، به همان نسبت، سرعت عمل و چابکی بهتری در انجام آنها داریم.
مثلاً، نانی را که نانوا در یک دقیقه می‌پزد، فرد آماتور، با همان امکانات در عرض 15 دقیقه و با کیفیت پایین‌تری می‌پزد. چون هنوز مهارت لازم نانوایی را در خود ندارد.
3- از ابزارهای مربوط به کار مورد نظر استفاده کنیم:
علت پیدایش ابزارها، بالا بردن توانایی ما در انجام کارهای بیشتر با صرف انرژی کمتر بوده است.
مثلاً با استفاده از کامپیوتر و نرم افزارهای گوناگون می‌توانیم علاوه بر دقت، چالاکی فراوانی برای انجام کارهای مختلف داشته باشیم.
در زمینه استفاده از ابزارها باید به این نکته هم توجه کنیم که آنها را هر چند وقت یکبار ارتقاء دهیم.
همچنین با تقویت آنها می‌توانیم سرعت عملمان را بالا ببریم.
مثل اینکه چاقوی خود را تیز کنیم یا نرم افزار گوشیمان را آپدیت کنیم.
4- برنامه ریزی کنیم:
برنامه ریزی شاه کلید سرعت عمل است!
اینکه بدانید در طول روز چه کارهایی دارید و اولویت با انجام کدامیک از آنهاست، بسیار به شما کمک خواهد کرد.
همچنین وقتی برنامه‌ریزی دقیق شد، می‌توانید از ابزارها به خوبی استفاده کنید.
بین کارهایتان اولویت‌بندی کنید و طبق زمان و مکان و نحوه انجام، چینش بهینه را پیدا کنید.
به عنوان مثال اگر در روز چند بار برای خرید از منزل خارج می‌شوید ببینید آیا می‌توانید با یکبار خارج شدن از منزل و انجام تمام خریدها در یک مرتبه و یا از یک مکان، شاخ و برگ‌های اضافی فعالیت‌هایتان را حذف کنید یا خیر.
5- چندین کار را هم زمان انجام ندهید:
خیلی وقت‌ها پیش می‌آید که افراد مجبور می‌شوند که چندین کار را به‌صورت هم زمان انجام بدهند.
درست است که در ظاهر می‌توان بین کارها، کار دیگری را نیز انجام داد ولی توجه داشته باشید این کار چابکی را از بین می‌برد.
مثلاً در بین خواندن یک مقاله، چک کردن ایمیل و رصد کردن شبکه‌های اجتماعی، باعث می‌شود که تمامشان با تأخیر انجام شوند.
6- انرژی مناسب برای انجام کارها را تأمین و حفظ کنید:
طبیعی است برای انجام هر فعالیتی نیاز دارید انرژی متناسب با آن را داشته باشید تا توان انجام آن در شما وجود داشته باشد.
اگر 5 بار پشت سر هم وزنه بزنید، بخش زیادی از انرژی شما تحلیل خواهد رفت و برای ادامه فعالیت نیاز به جذب انرژی بالایی دارید.
همین جذب انرژی زمان می‌برد!
ولی اگر بین برداشتن وزنه‌ها فواصل زمانی وجود داشته باشد و برای تأمین انرژی مصرف شده متناسب با آن اقدام کنید، در مجموع با سرعت بیشتر و آسیب کمتری به هدف خود رسیده‌اید.
7- برای انجام کارها، حتی آن دسته از کارهایی که به ظاهر نیاز به تمرکز ندارند، تمرکز کنید:
اگر می‌خواهید در انجام کاری چالاکی خاصی داشته باشید، لازم است فکر و ذهن خود را بر روی آن کار متمرکز کنید.
تمرکز داشتن به ما کمک می‌کند تا از این شاخه به آن شاخه نپریم و کار را با سرعت و دقت بالاتری انجام دهیم.
اشتباهات کمتری مرتکب شویم و خشنودی بیشتری از فعالیتی که انجام داده‌ایم داشته باشیم.
8- برای چابک بودن تمرین و تکرار داشته باشید:
برای اینکه چالاکی بهتری داشته باشید، باید تمرین و تکرار، جزء جدایی ناپذیر برنامه روزانه شما باشد.
می‌خواهید دستتان در تایپ تند باشد، راهی جز تمرین زیاد ندارید.
می‌خواهید به سرعت خودتان را برای یک سخنرانی آماده کنید، باید همواره زمانی را به تمرین‌های بیانی اختصاص دهید.
– چالاکی فرد در سازمان:
همانطور که می‌دانید، افزایش و بهبود چالاکی فردی در کار، اهمیت زیادی برای کار و اهداف سازمانی که در آنجا مشغول هستید دارد.
وقتی روی چالاکی خود و قابلیت‌های نظیر آن کار می‌کنید تغییراتی در شما به وجود می‌آیند.
هر چند این تغییرات می‌توانند ناچیز و مأیوس کننده باشند ولی اگر ما آنقدر ماهر شده باشیم که متوجه نیازهای کاری سازمان خود شویم و برای تعالی و پیشرفت آن دست بجنبانیم، این تغییرات می‌توانند مفید باشند.
– راهکارهای گسترش “چالاکی فرد در کار” :
با به‌کارگیری این 4 روش، چالاکی خود را در کار افزایش داده و استعدادهای خود را در زمینه انعطاف‌پذیری در محیط کار و کارا بودن، پرورش دهید:
1- از کناره گیری و طفره رفتن بر حذر باشید:
با دید باز و پذیرفتن مصائب زمان تغییر، نتایج مثبت را لمس کنید و هر آنچه را که آموخته‌اید و بر بار فنی خود افزوده‌اید را در پیشه کنونی خود به کار گیرید.
از منافع خود و تیمی که در آن مشغول هستید، لیستی تهیه کنید و در مواجهه با پروسه تغییرات انعطاف‌پذیر و مثبت باشید، تا نتایج مثبت آن را در خود و سازمان مشاهده نمایید.
2- مقاومت خود و دیگران را در مواجهه با تغییرات، در نظر داشته باشید:
انرژی خود را تنها برای کارهایی که بر روی آنها کنترل دارید و می‌توانید تأثیر گذار باشید، مصرف کنید.
بقیه مواردی که در توان شما نیست را رها کنید.
به ظواهر و شرایط سر کار توجه کنید، تا بفهمید چه مقدار تغییرات بر روی شما و سازمان تأثیر گذاشته است.
گروهی با دوستان خود درست کنید و در آنجا فقط راجع به پیشرفت صحبت کنید و هم قسم شوید که از کلمه “نمی‌توانم” در آنجا استفاده نخواهید کرد.
3- بر روی تشریک مساعی با همکاران خود تمرکز کنید:
به منظور استفاده از هنر تأثیرگذاری بر روی تیم و تهییج آنها برای رسیدن به هدف، بهتر است نحوه همکاری خود با افراد را در نظر بگیرید. موانع بالقوه را شناسایی و برای رفع آنها ایده پردازی کنید.
قدم‌های کوتاه و حساب شده بردارید تا حرکت رو به جلو داشته باشید و بتوانید ثمره تلاش خود را ببینید.
از همکاران خود و منابع موجود کمک بگیرید تا به نتیجه بهتری برسید.
4- در آخر به فکر پیشرفت باشید:
در این مرحله باید کمی نتیجه گرایانه‌تر عمل کنید.
فاکتورهای تغییر یافته را که تیم یا سازمان شما را تحت تأثیر قرار داده نظاره کنید.
مواردی که در آینده نیاز به تغییر دارند را شناسایی کنید.
توانایی خود را دائماً در زمینه پیشرفت‌های پیش رو به کار گیرید.
– برنامه ریزی برای چابکی فردی:
شاید شما در زندگی خود به اندازه‌ای که کار و تلاش می‌کنید موفقیتی به دست نمی‌آورید.
یا با وجود صرف وقت و نیروی ذهنی و فیزیکی زیاد، نتیجه نمی‌گیرید.
آیا تا به حال به میزان چابکی خود در انجام کارهایتان فکر کرده اید؟
آیا کار و زندگی خود را به نحوی برنامه ریزی و زمان بندی کرده‌اید که میزان آن را افزایش دهیید؟
J.D Meier (مهندس نرم افزار و مدیریت پروژه مایکروسافت) در کتاب خود برنامه ای را معرفی کرده است که از طریق اجرای آن می‌توانیم نتایج بهتر و سریعتری را در کارها و زندگیمان بدست بیاوریم.
این روش که “راهکار چابک” نام دارد، بر پایه 3 اصل اساسی به نام های؛ 1- فرمول سه تایی، 2- اهداف روزانه و 3- باز خورد پنجشنبه، شکل گرفته است.
1– فرمول سه تایی:
فرمول سه تایی، فرمول ساده ایست که به شما در مواقعی که مشغله زیادی دارید و سرتان شلوغ است و زمان کمی دارید کمک می‌کند تا به کارهای خود برسید و آنها را سر و سامان دهید و در زمان کوتاه بهترین نتایج را بگیرید.
شما 3 تا از اهدافی که می‌خواهید در یک بازه زمانی (مثلاً یک روز یا یک هفته) به آنها برسید را در یک ستون، (مثلا “ستون شنبه”) می‌نویسید.
اینگونه شما نقشه آنچه را که می‌خواهید بدست آورید، به صورت خیلی ساده که به راحتی قابل به خاطر سپردن و ویرایش سریع است، طرح ریزی کرده‌اید. فرمول سه تایی به عنوان یک روش ساده برای جلوگیری از بی‌ظمی و هرج و مرج و به سرانجام رساندن کارهای مورد نظر، با کیفیت بالا در زمان مناسب به کار می‌رود.
2– اهداف روزانه:
روزهای هفته را از شنبه تا پنجشنبه به‌صورت ستونی جدول‌بندی کنید و بر اساس “فرمول سه تایی” ، 3 هدف برای هر کدام از روزها (به ترتیب اولویت) لحاظ کنید.
3– بازخورد پنجشنبه:
در قسمت پنجشنبه جدولی که برای “اهداف روزانه” بنا کرده‌اید، بر روی اهدافی که تا به حال نوشته‌اید و به آن پرداخته‌اید متمرکز شوید.
نگاهی به برنامه‌ریزی هفته و دستاوردهای حاصل از آن بیاندازید و از خودتان بپرسید؛ کدام سه فعالیت هستند که باید بیشتر بر روی آن کار کنم؟ کدام سه فعالیت پیشرفت بهتری داشته‌اند؟
در بخش “بازخورد پنجشنبه” ، 2 ستون به نام‌های “مواردی که باید اصلاح شود” و “کارهایی که با موفقیت انجام شده” را درست کنید.
با نگارش در این دو ستون شما یاد می‌گیرید ظرفیت‌های خود را شناسایی کرده و به صورتی شفاف مشخص کنید که کدامیک از فعالیت‌ها نیاز به تمرکز، وقت و انرژی بیشتری دارند.
همیشه در نظر داشته باشید، برای کارهایی که با موفقیت انجام می‌دهید (هر چقدر هم که ناچیز باشند)، خودتان را مورد تشویق قرار دهید.
در قسمت “بازخورد پنجشنبه” ، شما می‌توانید اولویت‌های خود را بازبینی و اصلاح کنید و از این بازخورد برای طراحی و برنامه‌ریزی هفته آینده و یا روزهای آتی استفاده کنید.
– اولویت ها در “راهکار چابک”:
در راهکار چابک، آقای Meier، سه نوع از اولویت‌ها را به ترتیب؛
- باید ها
- ترجیحات
- شدنی ها
معرفی کرده است.
1- بایدها: آن دسته از کارهایی هستند که حتماً باید انجام بگیرند و ضرورت زیادی دارند.
2- ترجیحات: آن دسته از کارهایی که بهتر است انجام شوند.
3- شدنی ها: کارهایی هستند که می‌شود انجام شوند یا نشوند.
روش اولویت بندی “راهکار چابک”:
برای تهیه “فرمول سه تایی” و “اهداف روزانه”، ابتدا لیستی از اهداف و کارهای مورد نظر را تهیه کنید.
سپس از خود بپرسید:
- کدامیک از اقلام این لیست را باید انجام دهید؟
- کدامیک را بهتر است که انجام دهید؟
- کدامیک را می‌توانید انجام دهید؟
پس از مشخص کردن اولویت‌ها، 3 هدف روزانه خود را از میان اقلام‌هایی که در دسته اول، یعنی بایدها قرار می‌گیرند، انتخاب کنید.
مزایای اولویت بندی در راهکار چابک:
1- نتیجه‌ای که از اولویت کارها نصیبتان می‌شود ارزش این را دارد که روی فرآیند اولویت بندی، مدت زمانی را صرف کنید.
بدون اولویت بندی، شما نگران یک لیست طولانی از کارهای خود هستید و در حالیکه فکر می‌کنید مشغول انجام یک کار مهم هستید، در آخر روز متوجه می‌شوید که کاری که باید انجام می‌گرفته است، انجام نشده است.
2- با تعیین اولویت‌ها برای هفته و هر روز خود، شما حداقل کارهایی را که باید برای هفته یا هر روز خود انجام دهید، مشخص کرده‌اید.
زمانی که این بایدها را انجام دادید، بقیه لحظات هفته و یا روز برای شما خواهد بود و می‌توانید از آن لذت ببرید.
3- اولویت بندی به شما قابلیت انعطاف می‌دهد. اگر یک کار یا فعالیت جدید پیش بیاید مثلاً اگر رئیس شما کار جدیدی به شما محول کند، شما می‌توانید با تعیین درجه اولویت آن کار و مقایسه آن با بایدهای در حال انجام، تصمیم بگیرید که فعالیت محول شده جدید را انجام دهید یا انجام آن را به زمان دیگری موکول کنید.
برای مطالعه بیشتر: “8 گونه ی رفتاری متفاوت در محیط کار“
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.